Obwieszczenia i komunikaty

Dyrektor Instytutu Papieża Jana Pawła II poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

Referent ds. administracyjnych

WARUNKI PRACY

• praca biurowa
• praca w godzinach 08.00:16.00
• praca związana z obsługą klienta
• praca w siedzibie Instytutu
• praca na piętrze
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie
• pomieszczenie higieniczno–sanitarne nieprzystosowane dla osób z niepełnosprawnościami
• brak oznaczeń dla osób niewidomych
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchym.

ZAKRES ZADAŃ

• obsługa biurowa Instytutu;
• sporządzanie pism i notatek zleconych przez dyrekcję;
• obsługa poczty elektronicznej;
• przyjmowanie i wysyłanie korespondencji;
• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
• sprawowanie pieczy na  obiegiem korespondencji, dokumentacji i informacji w obrębie Instytutu;
• gromadzenie dokumentacji dotyczącej bieżących spraw i przekazywanie jej do archiwum zakładowego;
• prowadzenie kalendarza terminów i spotkań;
• dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów;
• prowadzenie dokumentacji, przygotowanie i redagowanie pism;
• uzupełnianie i nadzorowanie bazy adresowej;
• wystawianie rachunków sprzedaży;
• prowadzenie rejestru pieczęci;
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Instytutu;
• udzielanie informacji interesantom i w razie potrzeby skierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Instytutu;
• przyjmowanie i obsługa gości uczestniczących w spotkaniach w Instytucie;
• organizacja zebrań pracowników;
• sporządzanie zamówień na art. biurowych i  gospodarcze oraz  ich realizowanie;
• współpraca z Działami Instytutu;
• Inne polecenia bezpośredniego przełożonego.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• wykształcenie: minimum średnie;
• doświadczenie na podobnym stanowisku (warunek konieczny);
• znajomość instrukcji kancelaryjnej;
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne;
• pracowitość, punktualność, sumienność,terminiwość;
• umiejętność działania pod presją czasu;
• umiejętność wyznaczania priorytetów;
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;
• posiadanie obywatelstwa polskiego. Korzystanie z pełni praw publicznych;
• nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 31 maja 2024 r. bądź przesłać w wersji elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
• Decyduje data wysłania, data stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do Instytutu
• Miejsce składania dokumentów:
  Instytut Papieża Jana Pawła II
  Ul. Księdza Prymasa Augusta Hlonda 1
  02-972 Warszawa z dopiskiem „Oferta pracy Referent ds. administracyjnych"

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA
Tożsamość administratora
Administratorem Państwa danych osobowych jest Instytut Papieża Jana Pawła II.
Mogą się Państwo z nami kontaktować w następujący sposób:
listownie na adres: Ul. Księdza Prymasa Augusta Hlonda 1, 02-972 Warszawa
poprzez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
telefonicznie: 22 213 11 90
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Nad prawidłowością przetwarzania Państwa danych osobowych czuwa wyznaczony przez Administratora inspektor ochrony danych, z którym można się kontaktować:
listownie na adres: Ul. Księdza Prymasa Augusta Hlonda 1, 02-972 Warszawa
poprzez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Cele przetwarzania Państwa danych i podstawa prawna
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu naboru na wolne stanowisko pracy w Instytucie Papieża Jana Pawła II, na podstawie:
przepisów prawa pracy[1], w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgody na przetwarzanie danych osobowych – w stosunku do danych osobowych podanych przez Panią/Pana z własnej inicjatywy – w związku z art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa. Podmioty takie nie są jednak uznane za odbiorców danych.
Pani/Pana dane osobowe mogą być również udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, którymi mogą być podmioty, które przetwarzają Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające).
Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres:
niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w Instytucie Papieża Jana Pawła II (z uwzględnieniem
3 miesięcy, w których Dyrektor Instytutu Papieża Jana Pawła II urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska) niezbędny do realizacji wskazanego powyżej celu przetwarzania, w tym również obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa – w przypadku zatrudnienia.
Przysługujące Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych
Przysługują Państwu następujące uprawnienia:
prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii; prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych; prawo do usunięcia danych;
prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym odrębne przepisy mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa;
prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, w zakresie, w którym przetwarzanie opierało się na przesłane zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Aby skorzystać z powyższych praw należy skontaktować się z nami lub z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe zawarte są w punktach 1 i 2).
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
(ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznają Państwo że przetwarzamy Państwa dane niezgodnie z prawem.
Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Podanie danych osobowych jest:
w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym; w zakresie innych danych – jest dobrowolne.
[1] Art. 22 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 4, art. 26 i następne ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz § 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

INNE INFORMACJE:

Proponowane wynagrodzenie zasadnicze: 5.000 zł

IPJP2 zapewnia swoim pracownikom:

• stabilną i ciekawą pracę;
• regularnie wypłacane wynagrodzenie;
• dodatek stażowy;
• nagrody – w zależności od wyników pracy;
• możliwość rozwoju zawodowego;
• wsparcie na etapie wdrażania do pracy;

Do składania ofert zachęcamy również osoby z niepełnosprawnościami.
Nasz instytut jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Prosimy o wpisanie w dokumentach aktualnego adresu e-mail.
Kandydatki/kandydaci będą informowani o terminie kolejnego etapu naboru za pomocą poczty elektronicznej, a w przypadku nieposiadania e-maila - telefonicznie.
Wszystkie oświadczenia powinny być opatrzone datą oraz własnoręcznym podpisem.   
Informacje dotyczące procesu rekrutacji w IPJP2 oraz wzór oświadczeń znajdują się na stronie BIP instytutu pod adresem www.bip.ipjp2.pl w zakładce Obwieszczenia i komunikaty.
Oferty osób niezakwalifikowanych zostaną komisyjnie zniszczone.